Regularmente, a SEFAZ Nacional disponibiliza novas notas técnicas que podem impactar significativamente a forma como emitimos nossos documentos fiscais eletrônicos. Um procedimento que funcionava perfeitamente até ontem pode agora estar incorreto. Isso já lhe ocorreu? Acredite, essa situação é mais comum do que se imagina, especialmente quando se trata de rejeições de CTe, entretanto, a boa notícia é que na maioria dos casos essas questões podem ser facilmente resolvidas.
Há algum tempo, discutimos a rejeição por “uso indevido”, e hoje abordaremos outras rejeições de CTe comuns que podem ocorrer ao gerar seu documento. Certamente, algumas delas já surgiram em sua empresa. Continue lendo para saber mais.
678 – Uso Indevido
A rejeição por “Uso Indevido” ocorre quando há um mau uso do ambiente de autorização da SEFAZ, com a realização de várias tentativas de validação do documento de forma excessiva. Para concluir com sucesso a validação, é imprescindível aguardar um tempo mínimo de 3 minutos antes de efetuar uma nova requisição.
203 – Emissor não habilitado para emissão do CTe
Para que o contribuinte possa realizar a emissão do CTe, assim como acessar outros serviços relacionados, como consulta, cancelamento e inutilização do CTe, é fundamental estar devidamente cadastrado na SEFAZ do seu estado.
O processo de credenciamento deve ser efetuado tanto para o ambiente de homologação (ambiente de testes) quanto para o ambiente de produção (ambiente com valor fiscal). Se porventura receber a rejeição 203 – Emissor não habilitado para emissão do CTe, é essencial verificar junto à SEFAZ validadora do seu estado se o CNPJ está devidamente credenciado para efetuar a emissão do CTe em ambos os ambientes.
Ademais, é importante conferir se existem quaisquer pendências, como problemas com a inscrição estadual, por exemplo, que possam estar afetando a autorização para a emissão do CTe.
519 – CFOP inválido para operação
É fundamental compreender que existem CFOPs específicos para operações de entrada e saída, os quais são diferenciados por códigos de operações intermunicipais (ou estaduais) e interestaduais. Ocorre um erro quando o CFOP informado não condiz com a natureza da operação em questão. Por exemplo: ao realizar uma entrega com destino intermunicipal, informar um CFOP destinado a operações interestaduais, e vice-versa. Enquanto essa correção não for efetuada, o CTe não poderá ser autorizado pelo sistema.
105 – Lote em Processamento
Este erro pode ocorrer devido a oscilações na SEFAZ validadora. Quando um documento é enviado para o ambiente de autorização, o sistema realiza automaticamente uma consulta do status desse documento. Se houver uma oscilação, o status pode ser exibido como “Lote em Processamento”, indicando que o processo de validação ainda não foi concluído. Para corrigir essa rejeição, é necessário aguardar um tempo mínimo de 3 minutos antes de enviar uma nova requisição.
225 – Falha no Schema XML do CTe
A rejeição ‘Falha no Schema XML do CTe’ pode ser gerada por diversos motivos, alguns deles incluem:
- Informar caracteres inválidos, como !@#$%, por exemplo.
- Utilizar uma versão do documento diferente da versão esperada pela SEFAZ. O layout vigente é na versão 4.0.
- Deixar campos obrigatórios em branco.
Para efetuar a emissão com sucesso, é necessário verificar se existem quaisquer dessas inconsistências no CTe e, assim que corrigidas, tentar validar novamente. Caso o problema persista, entre em contato com suporte técnico Zorte que lhe auxiliaremos nesse processo de correção.
204 – Duplicidade de CTe [nRec:999999999999999]
Essas rejeições de CTe ocorrem quando, devido a uma falha na atualização do status do CTe, ocorre uma nova tentativa de validação de um CTe que já foi previamente autorizado pela SEFAZ estadual.
Ao identificar uma nova tentativa de validação de um documento já autorizado, a SEFAZ retorna um erro de duplicidade, uma vez que não é possível autorizar um CTe que já foi previamente autorizado no sistema.
Essa rejeição pode surgir por diversas razões, sendo a mais comum a falha na comunicação do status de autorização de volta para o sistema de emissão.
Normalmente os sistemas de gestão se recuperam automaticamente desse problema, mas caso isso não ocorra, entre em contato com a equipe de suporte, que eles resolverão.
Você também pode consultar o CTe por meio da chave de acesso no Portal Nacional do CTe e nos portais estaduais das secretarias de fazenda, sempre que estes possuírem ambiente de autorização de CTe disponível.
Importância do Registro do CTe via Arquivo XML
O procedimento mencionado acima é de extrema importância para garantir a integridade do CTe. Por exemplo, se o CTe já existente em seu sistema for alterado por algum usuário e, posteriormente, ao receber a rejeição 204, apenas uma consulta direta da chave for realizada no sistema, pode ocorrer o retorno do protocolo de autorização por meio dessa consulta.
Entretanto, podem surgir divergências entre o documento consultado e o registro fiscal existente na SEFAZ. Isso poderia acarretar problemas sérios, como alterações nos valores, nas notas fiscais ou nas partes envolvidas na operação.
Uma vez que o documento válido fiscal e juridicamente é aquele que consta na SEFAZ, é essencial garantir que ele esteja devidamente registrado e alinhado corretamente em seu sistema.
Ao realizar o download do XML diretamente do portal da SEFAZ e efetuar o registro, é altamente recomendado conferir cuidadosamente se todas as informações estão de acordo com a operação de transporte. Essa prática garante a consistência e a precisão dos dados, preservando a confiabilidade do processo de emissão e evitando possíveis problemas futuros.
539 – Duplicidade de CTe, com diferença na Chave de Acesso
Embora a descrição pareça semelhante à rejeição anterior, essa situação ocorre de forma distinta. Essas rejeições de CTe acontecem sempre que a SEFAZ identifica uma tentativa de validação de um CTe com um número e série que já foram previamente utilizados pelo mesmo CNPJ emissor.
Isso pode ocorrer, por exemplo, ao iniciar a emissão em um novo sistema sem ajustar a numeração de sequência. Outra situação é quando um CTe previamente autorizado é excluído, e logo em seguida, outro CTe é emitido utilizando o mesmo número e série. Para corrigir essa questão, é necessário identificar qual a situação específica que gerou o erro.
Rejeições de CTe: Erro ao iniciar emissões em um novo sistema de emissão
Caso o erro esteja relacionado a emissões feitas no sistema anterior, é necessário verificar qual a série e qual o último número do CTe emitido nessa ferramenta antiga. Em seguida, ao realizar a emissão no novo sistema, é fundamental editar o número do CTe para o próximo da sequência.
Essa medida se faz necessária, pois não é permitido que um CNPJ emita dois CTes com o mesmo número e série. Sem realizar esse ajuste, a rejeição continuará a ocorrer de forma recorrente.
Duplicidade com chave de acesso diferente devido a exclusão de CTe
Outra situação comum é a falha no retorno do protocolo de autorização do CTe, levando à exclusão do documento no sistema. Essa falha pode ocorrer devido a problemas de conexão de internet ou instabilidade na própria SEFAZ. Por exemplo, um usuário pode realizar várias tentativas de envio do CTe e receber a mensagem de que o documento não foi autorizado. Em seguida, após algumas tentativas, ele decide excluir esse CTe.
No entanto, em uma das tentativas de envio, o CTe foi autorizado na SEFAZ, mas não houve o retorno do protocolo de autorização para o seu sistema. Alguns minutos depois, o usuário retorna ao sistema e inicia um novo CTe do zero com novos dados, mas ao enviar, utiliza o mesmo número e série daquele CTe excluído. Nesse processo, ocorre a rejeição 539, pois é gerada uma nova chave de acesso para um número e série de CTe que já existia e havia sido autorizado anteriormente.
A alternativa para corrigir essa rejeição é fazer o download do arquivo XML do CTe existente na SEFAZ e, em seguida, registrar esse arquivo em seu sistema. Para isso, siga os passos abaixo:
Passo 1: Copie a chave de acesso do CTe que retorna juntamente com a mensagem de rejeição 539. (Essa é a “chave de acesso” existente apenas na SEFAZ e não aquela do CTe do sistema).
Passo 2: Realize uma consulta no portal da SEFAZ e faça o download do documento utilizando o seu certificado digital.
Passo 3: Após salvar o arquivo em sua máquina, entre em contato com o suporte técnico para que eles auxiliem você nesse processo de registro no sistema.
Após o registro do CTe, é importante conferir os dados para garantir que tudo esteja de acordo com a operação a ser realizada.
540 – Grupo de documentos informado inválido para remetente que emite NF-e:
Essa rejeição ocorre quando o emissor do documento fiscal da mercadoria que está sendo transportada é obrigado a emitir NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), mas no grupo de documentos está sendo informado uma nota fiscal modelo 1 ou 1-A, documentos estes que foram substituídos pela nota fiscal eletrônica.
Para corrigir essa situação, é necessário alterar o modelo da nota para NF-e e informar a sua chave de acesso. Dessa forma, o CTe estará em conformidade com as exigências fiscais e poderá ser autorizado pela SEFAZ.
212 – Data de emissão do CTe posterior a data de recebimento
A rejeição “Data de emissão do CTe posterior à data de recebimento” ocorre quando a data ou hora da máquina ou do sistema emissor está adiantada em relação ao horário dos servidores da SEFAZ estadual. É importante lembrar que, na validação de qualquer documento fiscal eletrônico, a primeira validação é realizada em esfera estadual, para posteriormente ser encaminhada à SEFAZ Nacional.
Sendo assim, é fundamental manter o horário do equipamento ou do sistema emissor de CTe no mesmo horário do estado em questão. Esse tipo de erro é mais comum em estados que possuem fuso horário diferente do horário de Brasília.
Para corrigir essa rejeição, basta ajustar a data ou hora do sistema emissor de acordo com o horário do estado correspondente. Dessa forma, o CTe poderá ser enviado corretamente e autorizado pela SEFAZ estadual, evitando problemas de divergência de horários entre os servidores.
403 – Forbidden: Access is denied
O erro “403 Forbidden” (403 Proibido) é um código de erro HTTP que é retornado pelo servidor web. Ele ocorre quando o usuário tenta acessar um recurso que o servidor não permite. Além disso, esse erro é comum quando o ambiente validador da SEFAZ está temporariamente indisponível.
Como uma medida paliativa para contornar essa situação, o contribuinte pode utilizar qualquer alternativa de emissão em contingência prevista na legislação. Essas alternativas permitem a emissão do documento fiscal eletrônico mesmo em situações em que o ambiente normal de validação esteja indisponível.
Dessa forma, ao deparar-se com o erro 403 Forbidden, é aconselhável consultar as opções de emissão em contingência e seguir as diretrizes legais para garantir a continuidade das operações e a regularização dos documentos fiscais.
690 – Pedido de cancelamento para NF-e com MDF-e ou CTe
Essa rejeição indica que, ao tentar cancelar uma nota fiscal eletrônica, o documento está sendo referenciado por outras documentações fiscais eletrônicas, como MDF-e e/ou CTe, que estão autorizadas pela Secretaria da Fazenda.
Para resolver a rejeição 690, é necessário realizar o cancelamento da(s) MDF-e e/ou CTe que estão vinculados à NF-e referenciada. Se o emitente da MDF-e/CTe e o emissor da NF-e forem pessoas ou empresas distintas, o emissor da NF-e precisará solicitar o cancelamento por parte do emissor dos documentos de transporte.
Para verificar se a NF-e foi referenciada por alguma documentação fiscal, acesse o site da Sefaz e, utilizando a chave de acesso fiscal, faça a consulta para verificar os dados relacionados ao documento.
Ao seguir essas orientações, será possível solucionar a rejeição 690 e efetuar o cancelamento da nota fiscal eletrônica de forma adequada, garantindo a conformidade com a legislação e evitando problemas fiscais futuros.
216 – Chave de Acesso difere da cadastrada
A rejeição 216 indica que a chave de acesso informada na consulta é incompatível com o código numérico já cadastrado no banco de dados da Secretaria da Fazenda. Ao realizar a consulta de um CTe, é essencial informar a chave de acesso com a mesma numeração que está registrada no site da Sefaz.
Para evitar essa rejeição, certifique-se de utilizar a chave de acesso correta ao consultar o CTe no site da Sefaz. Verifique se todos os dígitos e caracteres estão exatamente iguais aos registrados no banco de dados da Secretaria da Fazenda.
Manter a consistência e a precisão da chave de acesso é fundamental para garantir o acesso adequado às informações do CTe e evitar erros na consulta junto à Sefaz. Ao seguir esse procedimento, você estará assegurando a conformidade das operações fiscais e facilitando a gestão e rastreabilidade dos documentos eletrônicos.
301 – Irregularidade fiscal do emitente
A rejeição do CTe 301 indica a existência de irregularidades no cadastro do emitente. Se o emitente possuir problemas cadastrais na Sefaz ou estiver com sua Inscrição Estadual (IE) prejudicada, não conseguirá gerar um CTe.
Para resolver essa questão, é necessário analisar a condição do tomador junto ao site da Sefaz para detectar possíveis irregularidades. A seguir, estão listadas as ocorrências relacionadas à Inscrição Estadual que podem impedir a geração do conhecimento de transporte eletrônico:
- IE baixada;
- IE em processo de baixa;
- IE cancelada;
- IE suspensa.
Para verificar a situação do CNPJ do emitente, acesse a aba “Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC)” no site da Sefaz. Já a consulta da Inscrição Estadual pode ser realizada por meio do site do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA).
Ao identificar qualquer uma dessas irregularidades, é importante solucioná-las junto à Sefaz para regularizar o cadastro e permitir a geração adequada do CTe. Manter o cadastro do emitente atualizado e em conformidade é fundamental para garantir a legalidade e validade dos documentos fiscais eletrônicos emitidos pela empresa.
222 – Protocolo de Autorização de Uso difere do cadastrado
Essa rejeição ocorre quando ao solicitar o cancelamento de um CTe, o protocolo presente no campo nProt difere do protocolo de autorização do CTe. Para resolver esse problema, é necessário informar o número de protocolo de autorização correto durante o processo de cancelamento.
Para obter o código correto do protocolo de autorização, basta consultar a chave (componente CTe) na página da Sefaz. Certifique-se de inserir o número de protocolo exatamente como consta na autorização do CTe, para que o cancelamento seja realizado com sucesso.
Ao seguir esse procedimento e fornecer o número correto do protocolo de autorização, você poderá efetuar o cancelamento do CTe sem problemas, garantindo a regularidade das operações e cumprindo os requisitos estabelecidos pela Secretaria da Fazenda.
290 – Certificado de Assinatura inválido
Essa situação ocorre quando o certificado de assinatura é considerado inválido durante a geração do CTe. Esse problema é frequente quando dois ou mais certificados são utilizados em um mesmo dispositivo, gerando conflitos sistêmicos.
Em alguns casos, o emissor possui diversos tokens de certificados de assinatura e pode acabar utilizando o token errado para aquela emissão específica. Se você não conseguir identificar a origem do erro, é recomendado entrar em contato com a administradora do seu certificado de assinatura para resolver o problema e obter esclarecimentos sobre a correta utilização desse recurso.
Ao fazer isso, você garantirá a validade e a integridade da assinatura do CTe, evitando rejeições futuras e assegurando a conformidade legal em suas operações fiscais. Mantendo o certificado de assinatura adequado e bem gerenciado, você estará em conformidade com as exigências da SEFAZ e poderá emitir seus documentos fiscais eletrônicos de forma segura e eficiente.
As rejeições de CTe são uma parte comum da rotina de emissão fiscal.
Neste conteúdo, reunimos as rejeições mais comuns do CTe e apresentamos maneiras eficientes de resolvê-las. Entretanto, devido às constantes atualizações do CTe, novas mudanças podem surgir com frequência. É crucial se manter informado, especialmente em relação aos procedimentos do sistema emissor. Portanto, é fundamental que o fornecedor do seu software emissor de CTe garanta que o sistema esteja sempre atualizado.
É normal ocorrerem rejeições na emissão do conhecimento de transporte eletrônico (CTe), e na maioria dos casos, há uma forma de corrigi-las. As rejeições de CTe acontecem devido à ampla variedade de validações realizadas a cada envio de documento. Por isso, é de extrema importância contar com um sistema que ofereça suporte técnico especializado e permanente.
Se você utiliza as soluções Zorte e ainda tem dúvidas sobre como solucionar esses erros, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de suporte para obter o auxílio necessário. Estamos prontos para ajudá-lo a superar qualquer obstáculo na emissão de CTe e garantir um processo fluido e livre de problemas.
