Erros são comuns, especialmente na rotina agitada das empresas, e frequentemente ocorrem na emissão de documentos fiscais. Muitas vezes, a necessidade de cancelar um documento já autorizado e emitir a versão correta é percebida apenas após o prazo estipulado pelos órgãos fiscais ter expirado. É nesse contexto que entra o cancelamento extemporâneo.
No entanto, assim como o cancelamento normal, este processo possui suas particularidades. Confira neste artigo como realizar este procedimento, que pode ser aplicado tanto para NFe quanto para CTe.
O que é o cancelamento extemporâneo de CTe?
Esse procedimento é necessário quando a solicitação de cancelamento do CTe ultrapassa o prazo normal definido pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. É importante estar atento, pois essa tarefa pode ser complexa e pode envolver penalidades para as empresas.
Além do CTe, de acordo com a legislação, é possível utilizar esse serviço para cancelar Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) e CTe OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços).
O que é o cancelamento extemporâneo de NFe?
O cancelamento extemporâneo de NFe ocorre quando a nota é cancelada fora do prazo pré-estabelecido. Nesse caso, o contribuinte tem a possibilidade de cancelar um documento emitido mesmo após o vencimento do prazo legal.
Regras para Cancelamento Extemporâneo de NFe: O Que Você Precisa Saber.
As regras para o cancelamento extemporâneo de NFe são semelhantes às do cancelamento dentro do prazo, com a diferença de que o prazo é estendido. No entanto, há situações em que o cancelamento extemporâneo não é permitido:
- Quando há CTe ou MDFe emitido e validado;
- Para NFes com manifestação de Confirmação da Operação;
- Para NFes emitidas há mais de 6 meses.
Principais Motivos para o Cancelamento Extemporâneo: Entenda as Causas Mais Comuns.
Do ponto de vista da emissão de documentos fiscais, é essencial assegurar que todas as informações estejam corretas, reduzindo a necessidade de cancelamentos. Entretanto, diante de imprevistos, é crucial saber quais são as principais razões que levam uma empresa a iniciar o processo de cancelamento após o prazo estabelecido. Algumas delas incluem:
- Cancelamento de venda: Esta é uma ocorrência comum que impacta tanto o vendedor quanto a transportadora. Nesse cenário, o comprador decide cancelar o pedido por diversas razões, como falta de produtos ou atraso na entrega.
- Desistência do comprador: Aqui, o cliente tem o direito de desistir da compra, conhecido como direito de arrependimento, conforme previsto no artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor, que estipula um prazo de 7 dias corridos.
- Informações incorretas: Este exemplo é responsabilidade da transportadora, que identifica erros nas informações contidas no documento. Essa situação pode levar à apreensão da carga, aplicação de multas e recusa de recebimento por parte do destinatário.
- Instabilidades nos serviços autorizadores: Pode ocorrer casos em que os serviços autorizadores podem estar com instabilidade gerando erros na emissão do documento ou mesmo duplicar a emissão dos documentos, sendo assim necessário cancelar os documentos depois de detectado o problema.
Qual é o prazo normal para cancelar um CTe?
De acordo com as normas de emissão de documentos de frete, o cancelamento em condições normais é possível a partir da autorização do conhecimento de transporte, desde que a prestação do serviço ainda não tenha sido iniciada.
O prazo legal para o cancelamento é de até 168 horas, o que equivale a 7 (sete) dias corridos. No entanto, o estado do Mato Grosso (MT) adota regras mais rigorosas, exigindo o cancelamento em até 8 (oito) horas após a sua emissão. Conforme justificativa apresentada, essa medida visa evitar irregularidades e fraudes.
Quando é Possível Solicitar o Cancelamento Extemporâneo de CTe?
Após o período mencionado, a empresa se enquadra no cancelamento extemporâneo e deve seguir as regras correspondentes. Cada estado tem autonomia para determinar o prazo mais adequado.
Alguns estados estabelecem que o pedido de cancelamento extemporâneo do conhecimento de transporte pode ser feito até o 5º, 8º ou 10º dia do mês seguinte. Por exemplo, se o CTe foi emitido em julho, o cancelamento extemporâneo deve ser solicitado até o dia 10 de agosto e assim por diante.
No entanto, algumas secretarias podem adotar prazos diferentes dos mencionados acima. Nesse caso, é recomendável consultar a SEFAZ do seu estado para verificar o prazo correto.
Quais Condições Impedem o Pedido de Cancelamento Extemporâneo de CTe?
Mesmo quando a transportadora segue todos os procedimentos corretamente, o pedido de cancelamento extemporâneo de CTe pode ser negado pela Secretaria da Fazenda. Isso pode ocorrer nas seguintes situações:
- Quando o cancelamento é autorizado pelo sistema Sefaz Virtual de Contingência (SVC).
- Se houver registro de circulação de mercadorias, indicando que o serviço de transporte já foi iniciado.
- Quando há um evento de emissão de manifesto.
- Se o CT-e não puder ser alterado ou substituído posteriormente.
- Se o CTe estiver vinculado a um MDFe encerrado.
Em suma, o cancelamento extemporâneo de CTe é indicado apenas quando o problema não pode ser resolvido com uma Carta de Correção Eletrônica (CCe). Isso geralmente ocorre nos casos em que os valores informados afetam o cálculo final do frete, ou quando há erros relacionados às datas de saída e chegada, ou aos dados do remetente ou destinatário.
Além disso, é importante destacar que o cancelamento extemporâneo de CTe não deve ser solicitado em situações em que outros tipos de correção seriam aplicáveis, como substituição ou complementação do CTe. Ademais, vale ressaltar que esse processo só é válido se o CTe já foi aprovado pelo fisco e se o serviço de transporte ainda não foi iniciado.
Portanto, antes de efetuar o pagamento da Taxa de Serviços Estaduais (TSE), é essencial verificar se o seu CTe não se enquadra em nenhuma das situações mencionadas, para evitar desperdício de recursos.
Regras Específicas de Cancelamento em Diferentes Regiões do Brasil: O Que Você Precisa Saber?
Diferentes estados adotam normas específicas para o procedimento de cancelamento. É recomendável que o transportador consulte os documentos e instruções dos locais em que atua para entender suas particularidades e evitar problemas. Veja alguns exemplos:
- São Paulo: os parâmetros para o cancelamento são definidos pela Decisão Normativa CAT 02, de 10/09/2015;
- Goiás: as especificidades do cancelamento estão registradas na RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º;
- Ceará: é aconselhável ler a Instrução Normativa 58/2013 para entender como solicitar o procedimento neste estado;
- Rio de Janeiro: consulte a Resolução SEFAZ n.º 720/14, Parte II, Anexo III, Seção II, arts.8º e 9º para esclarecimentos.
Como fazer o cancelamento extemporâneo de CTe?
O pedido pode ser feito pelo representante legal da empresa emissora do documento ou pelo contador responsável pela escrituração fiscal correspondente. É necessário abrir um protocolo diretamente na Secretaria da Fazenda ou através do site, o qual está disponível apenas em alguns estados.
No site, selecione a opção “Conhecimento de Transporte Eletrônico” no menu e, em seguida, clique em “Pedido de Cancelamento Extemporâneo”. O órgão local emitirá a TSE (Taxa de Serviços Estaduais), cujo valor varia de acordo com o estado de emissão.
Após a formalização do pedido, será gerado um número de protocolo e um Documento de Arrecadação (DAR-1/AUT) para quitar a TSE. Esse documento deve ser pago até o 13º dia do mês subsequente àquele em que a empresa obteve a Autorização de Uso do CTe que será cancelado. Após o pagamento, o cancelamento é autorizado.
O que fazer após a autorização do cancelamento?
Após autorizado, o cancelamento deve ser realizado através do mesmo sistema emissor de CTe que a empresa utiliza para outras necessidades. O prazo para efetuar esse cancelamento é até o 14º dia do mês subsequente ao da emissão do documento original.
É importante ressaltar que caso o CTe já esteja vinculado a um Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e), não será possível efetuar o cancelamento. Além disso, para evitar o uso excessivo desse recurso, muitos estados aplicam penalidades às empresas que ultrapassam o prazo estabelecido para o cancelamento.
O cancelamento extemporâneo de CTe é um recurso que permite que empresas de transporte anulem documentos com erros, mesmo após o prazo estipulado. Como destacado, é crucial observar os detalhes específicos de cada estado. Seguindo nossas dicas, é possível realizar esse processo com segurança, em conformidade com as regulamentações vigentes, e garantir a tranquilidade das operações da sua transportadora.
