Quem lida com gestão, além da quantidade de questões que costuma resolver diariamente, ainda precisa pensar também em otimizar processos para reduzir custos e aumentar lucros. É nessa hora que vem a pergunta: devo usar planilha ou software?
Afinal, a escolha do melhor meio de organizar a gestão empresarial impacta diretamente não apenas a produtividade da liderança, mas também a dos demais colaboradores.
Pensando nisso, vamos apresentar a seguir as principais vantagens e desvantagens de fazer controles e processos, tanto em planilhas quanto em softwares, sem perder de vista o foco na constante melhoria dos serviços prestados.
Planilhas ou software: vantagens e desvantagens
1. Instalação
Planilhas em papel ou no computador dependem de espaço disponível em disco para serem salvas, mas em geral não têm custos de instalação. Basta possuir alguma ferramenta (como o Excel) instalada no computador e um profissional que saiba usá-la para fazer as atualizações.
Já os softwares podem envolver custos não apenas de implantação, mas também de consultoria e capacitação. Ainda assim, vale lembrar que há empresas especializadas no mercado que não cobram pelo setup, pelo suporte e nem pelo treinamento.
2. Controle
O controle sobre planilhas é menor, pois elas dependem de maior intervenção humana. Além disso, essa forma de controle é útil para processos básicos e situações isoladas, que não envolvem diferentes áreas ou sistemas.
No caso da gestão financeira e empresarial, que sempre depende da integração de várias equipes, projetos e sistemas, os softwares ganham vantagem, pois permitem controlar e organizar com precisão o fluxo de dados e quem tem acesso a eles.
3. Acesso
Planilhas em papel ficam disponíveis offline. Para que sejam usadas online, precisam estar na versão digital e serem compartilhadas virtualmente por meio de um programa de compartilhamento de arquivos. Já no caso dos softwares, isso depende de qual o aplicativo escolhido e de seu nível de customização.
A desvantagem de aplicativos disponíveis online é que uma conexão de internet é necessária para garantir o acesso. A vantagem é que, caso possua uma conexão de internet, o acesso pode ser feito de qualquer lugar, por meio de um dispositivo conectado, seja um computador, celular ou tablet.
4. Colaboração
Planilhas offline são um obstáculo à colaboração. São desenvolvidas para o uso individual e, caso sejam adaptadas ao trabalho colaborativo, não podem ser usadas simultaneamente por mais de uma pessoa. Precisam ser enviadas, atualizadas e retornadas ao responsável.
No caso dos softwares que ficam disponíveis pela internet, o uso é colaborativo e feito em tempo real. Isso Em outras palavras, o acesso pode ser liberado para vários profissionais usarem o aplicativo simultaneamente, de qualquer lugar do mundo.
5. Segurança
Nas planilhas, há menor controle dos dados e os backups dependem de intervenção humana. Em geral, é necessário vincular diferentes planilhas, copiando manualmente os dados de umas para as outras.
Por meio de um software, o controle dos dados é total, além de contar com armazenamento em nuvem e backups periódicos automatizados. Assim, não é preciso digitar várias vezes a mesma informação e a integração é feita automaticamente.
6. Análise
Por mais que a planilha tradicional permita criar gráficos e concentrar informações da maneira mais conveniente ao usuário, um software de gestão permite ir além. Essa solução tecnológica possibilita gerar relatórios específicos – com maior agilidade e segurança – para a análise do negócio, facilitando a tomada de decisões.
Em resumo, quando colocados lado a lado, a nova tecnologia tem vantagem em relação ao formato tradicional. Além de possuir todas as funcionalidades necessárias, também provoca uma redução do tempo e de materiais gastos na manutenção de uma planilha de controle financeiro, estimulando o crescimento sustentável.
E agora que você já sabe o que levar em conta na hora de optar entre planilha ou software, que tal compartilhar sua experiência? Deixe um comentário contando quais ferramentas você usa para auxiliar na gestão de seu negócio.
