A gestão financeira é fundamental para alcançar o sucesso no mundo dos negócios. Com os avanços tecnológicos, essa prática evoluiu além do simples controle de fluxo de caixa e gestão tributária. Os sistemas modernos têm o poder de reduzir riscos, minimizar a dependência de recursos humanos, identificar oportunidades e impulsionar as vendas.
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Ter acesso fácil a informações centralizadas
Uma solução como o sistema ERP (Enterprise Resource Planning, em inglês) permite a criação de um banco de dados único para a sua empresa, o qual pode interagir com várias outras aplicações desenvolvidas. Dessa forma, todas as operações do negócio são consolidadas em um único ambiente e podem ser acessadas por todos os envolvidos, evitando assim a ocorrência de divergências de informações.
Redução de riscos e custos
Um sistema eficiente de gestão financeira oferece um controle aprimorado da conformidade com a legislação tributária, reduzindo assim os custos e os riscos associados a erros humanos. Dessa forma, processos cotidianos da empresa, como a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), CT-e, MDF-e e o cumprimento de obrigações tributárias, são realizados de maneira adequada e eficaz. Concentrar esses processos em uma única plataforma é de extrema importância.
Um controle eficiente do estoque também resulta em redução de custos, pois tudo tem um preço. O espaço necessário para armazenar a mercadoria e o desperdício de produtos, que pode ocorrer devido a diversos fatores, como prazo de validade ou danos decorrentes do armazenamento prolongado, são gastos que podem (e devem!) ser evitados pela empresa.
Contar com um sistema que permita visualizar o estoque em tempo real é uma grande vantagem para estabelecer estratégias comerciais. Dessa forma, as equipes de vendas e compras podem atuar de forma sinérgica, unindo forças para alcançar as metas estabelecidas, além de minimizar erros como vender produtos esgotados, evitando assim frustrar as expectativas dos clientes em relação à entrega de suas compras.
Maior eficiência e redução de custos com recursos humanos
Investir em tecnologia na gestão financeira resulta em uma diminuição de custos relacionados à equipe. Isso ocorre porque os dados são inseridos apenas uma vez, tornam-se acessíveis a todos e os relatórios de análise são gerados automaticamente, reduzindo a necessidade de mão de obra para realizar essas tarefas.
Além disso, os sistemas centralizam os dados, eliminando problemas de perda de informações decorrentes de mudanças na equipe.
Facilitando a tomada de decisão
Os softwares de gestão fornecem relatórios detalhados e personalizados, adaptados às necessidades específicas da organização. Isso possibilita identificar oportunidades de aprimoramento tanto nas áreas contábil e fiscal quanto no próprio negócio, contribuindo para a formulação de estratégias, tomada de decisões e impulsionamento dos resultados da empresa.
As informações financeiras são fundamentais para embasar as decisões em qualquer negócio. A análise constante de receitas e despesas, com estimativas e revisões precisas, fornece aos gestores os dados necessários para uma tomada de decisão eficiente.
Decisões planejadas não podem prescindir de uma base sólida de dados financeiros. Gestores e empresários precisam conhecer a disponibilidade de capital para investimentos no negócio e obter previsões sobre a saúde financeira da empresa nos próximos meses. Essas informações são essenciais para qualquer tomada de decisão, independentemente do porte do negócio.
A tecnologia de computação em nuvem (cloud computing) trouxe benefícios significativos para a acessibilidade de softwares de gestão empresarial, tornando-os mais acessíveis em termos de custos. Como resultado, empresas de todos os tamanhos podem profissionalizar seus controles financeiros e embasar seus processos decisórios em informações precisas e concretas.
É importante destacar também que o acesso mobile representa uma parcela significativa das conexões à internet. Essa é mais uma razão para nunca negligenciar o uso da tecnologia na tomada de decisões empresariais.
Aprimorando a comunicação interna de dados
A comunicação de dados tem se tornado cada vez mais simples e eficiente, acompanhando o avanço da tecnologia. Hoje em dia, existem diversas formas de transmitir informações financeiras, como softwares analíticos especializados em dados bancários e o uso da computação em nuvem.
A velocidade no compartilhamento de dados proporciona agilidade e eficiência na comunicação entre os colaboradores responsáveis pela gestão financeira da empresa. Além disso, a interação entre organizações e instituições bancárias também é significativamente facilitada por meio da aplicação de ferramentas tecnológicas.
Integração com diversas interfaces para controle financeiro e fiscal
Os softwares de gestão proporcionam ainda mais facilidade à equipe interna por meio da integração com sistemas de órgãos públicos. Um exemplo destacado dessa integração é a emissão e o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, CT-es, MDF-es, CIOT, Averbação automática de cargas, etc.
Os melhores sistemas ERP do mercado oferecem o compartilhamento de informações com os sistemas das secretarias da fazenda estaduais. Tudo isso é realizado com total segurança cibernética e facilidade de acesso.
Além disso, podemos mencionar também a emissão de boletos bancários como outra forma de integração com interfaces de diferentes plataformas. A capacidade de emitir títulos de cobrança dos principais bancos que operam no Brasil é, sem dúvida, de grande relevância para a operação diária e a gestão administrativa de uma empresa.
Acesso remoto para gerenciar as finanças
Antes dos avanços tecnológicos atuais, os gestores ficavam limitados quando não estavam fisicamente presentes no escritório, dependendo de terceiros para obter acesso às informações necessárias para suas tomadas de decisão e realizar diversas transações.
No entanto, o acesso remoto aos sistemas de gestão empresarial mudou esse cenário. Com uma conexão à internet, é não apenas possível, mas também muito fácil se conectar à plataforma. Isso pode ser feito a qualquer momento, seja durante o dia, à noite, nos fins de semana ou feriados.
Muitos sistemas também possuem aplicativos exclusivos desenvolvidos para facilitar ainda mais o acesso por meio de dispositivos móveis.
Relatórios melhores e mais acessíveis
Os softwares de ERP possibilitam a geração de diversos tipos de relatórios, oferecendo uma abordagem moderna, eficiente e precisa em comparação ao uso de planilhas no Excel para essa finalidade.
Produzir relatórios com o auxílio da tecnologia reduz significativamente o tempo gasto pela equipe nessa tarefa, aumentando a produtividade do time e a qualidade das informações contidas na análise empresarial.
Além disso, essa abordagem simplifica o processo, evitando a criação de relatórios complexos e de difícil interpretação. Com sistemas de gestão empresarial, é possível obter dados sobre faturamento, despesas, vendas, orçamentos e outras categorias, permitindo o cruzamento das informações mais relevantes para o processo decisório estratégico do negócio.
Utilização da tecnologia para aprimorar os processos de gestão financeira
A saúde financeira de qualquer empresa é o pilar fundamental para sustentar suas operações. Afinal, se ela não dispuser de recursos suficientes para cumprir suas obrigações diárias com fornecedores e clientes, seu destino pode ser o fechamento.
Por isso, uma das tarefas mais importantes em qualquer negócio é cuidar minuciosamente dos controles financeiros. A utilização de sistemas e softwares para integrar a administração do fluxo de caixa, garantir a segurança das informações e gerar relatórios precisos contribui significativamente para otimizar a eficácia e a gestão financeira, agregando valor ao empreendimento.
O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial que revela se o negócio está sendo lucrativo ou enfrentando prejuízos, mapeando todas as entradas e saídas de recursos financeiros. Ele proporciona uma visão de curto, médio e longo prazos para a empresa, permitindo identificar se a organização poderá cumprir com seus compromissos atuais e também projetar cenários futuros.
Além disso, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) calcula o resultado líquido do negócio e é um complemento importante ao fluxo de caixa. Esse cálculo é realizado somando-se os valores dos impostos, custos operacionais, folha de pagamento e outras despesas da empresa, e subtraindo esse total do valor referente ao faturamento bruto. Um sistema de gestão financeira permite a elaboração desse relatório de forma rápida e simples, com apenas alguns cliques.
Ao utilizar a tecnologia para aprimorar os processos de gestão financeira, as empresas podem garantir uma visão mais clara e precisa de suas finanças, possibilitando uma tomada de decisão estratégica e eficiente para impulsionar o sucesso do negócio.
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