A rotina de operações no ramo de transporte é bastante agitada, envolvendo uma série de tarefas, como a emissão de diversos documentos, cálculos complexos, controle de dados e gerenciamento de processos. Diante desses desafios, torna-se imprescindível que as empresas adotem sistemas especializados para transportadoras, visando automatizar suas atividades e, assim, alcançar resultados superiores que as destacarão no competitivo mercado.
Neste artigo, nosso objetivo é explorar a importância da utilização de sistemas para transportadoras, enfatizando os benefícios práticos que a automação traz para as empresas desse segmento. Ao longo da leitura, apresentaremos os principais ganhos proporcionados pelo investimento nessa tecnologia e, por fim, orientaremos sobre como identificar o momento ideal para implementar um software em sua transportadora. Boa leitura e aproveite!
Qual o objetivo que um sistema de gestão busca alcançar e qual é a importância da automação?
O objetivo central de implementar um sistema de gestão para transportadoras é a automação eficiente de diversas tarefas que antes eram executadas manualmente por colaboradores. Ao adotar esse tipo de software, as empresas buscam alcançar maior produtividade e precisão nas operações, uma vez que os processos passam a ser executados de forma automatizada e supervisionados por sistemas inteligentes.
No cenário corporativo atual, é fundamental minimizar gastos e erros, visto que qualquer falha ou decisão equivocada pode comprometer seriamente o negócio, e esse princípio aplica-se também às transportadoras. Nesse sentido, automatizar o maior número possível de atividades é crucial. Dessa forma, as empresas podem otimizar o aproveitamento dos benefícios oferecidos pelos softwares, os quais serão detalhados nos próximos tópicos, além de evitar prejuízos associados a erros e falhas na emissão de documentos fiscais.
A automação proporcionada pelos sistemas de gestão também permite que os colaboradores se dediquem a tarefas mais estratégicas, liberando-os de atividades repetitivas e operacionais. Isso resulta em um aumento significativo da eficiência geral da empresa, além de possibilitar uma alocação mais inteligente dos recursos humanos.
Ao adotar um sistema de gestão, as transportadoras ganham agilidade, precisão e confiabilidade em seus processos, o que se traduz em maior satisfação dos clientes e em uma vantagem competitiva no mercado. Com todas essas vantagens, investir na automação por meio de um sistema de gestão torna-se uma escolha inteligente e estratégica para garantir o crescimento e o sucesso do negócio.
Quais vantagens são obtidas ao investir em sistemas para transportadoras?
Maior controle das operações
Os softwares de gestão oferecem uma gama de módulos que são adaptados conforme a necessidade de cada empresa, centralizando os dados e informações da transportadora para fornecer aos gestores uma visão geral dos processos em andamento. Essa plataforma aprimora significativamente o controle dos processos logísticos, proporcionando:
- Uma administração mais precisa dos fretes realizados;
- Controle detalhado das viagens efetuadas;
- Informações claras e precisas sobre a situação financeira da empresa;
- Acompanhamento e estabelecimento automático das tabelas de fretes;
- Controle dos vencimentos e orçamentos dos documentos e contratos.
Conformidade com a legislação
As transportadoras enfrentam inúmeras obrigações fiscais e tributárias que precisam ser cumpridas. No entanto, a complexidade da legislação pode dificultar a manutenção da regularização para as empresas. Nesse sentido, o sistema de gestão para transportadoras atua como um aliado valioso, melhorando o controle dos processos e minimizando a ocorrência de penalidades, como multas, embargos ou suspensão das atividades.
Além disso, a automação das atividades permite que grande parte das obrigações fiscais seja realizada de forma automática, reduzindo as chances de erros. O programa emite documentos fiscais, auxilia no armazenamento dos arquivos XML e no registro, além de gerar os arquivos necessários para facilitar o SPED. Entre os documentos emitidos estão:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFS-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Contrato de Frete / Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA);
- Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT).
Com a adoção desses sistemas de gestão, as transportadoras podem alcançar maior eficiência operacional, cumprir com as obrigações legais de forma mais eficaz e, consequentemente, obter uma posição mais competitiva no mercado, além de garantir a satisfação dos clientes com um serviço mais confiável e transparente.
Melhor relacionamento com motoristas
O estreitamento do relacionamento com os motoristas é um fator crucial para o sucesso do negócio, pois são eles os responsáveis por desempenhar uma das principais atividades da empresa, além de representarem o ponto de contato direto com os clientes.
Ao adotar uma plataforma de gestão para transportadoras, o fortalecimento da confiança e cooperação com todos os colaboradores é alcançado. Através da automação dos cálculos dos valores a serem pagos aos motoristas, evitam-se erros e assegura-se uma comunicação mais transparente e confiável, facilitando a troca de dados entre a empresa e seus motoristas.
Essa otimização dos processos reduz a ocorrência de possíveis conflitos e mal-entendidos, garantindo um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo. Além disso, ao eliminar a burocracia desnecessária, os motoristas podem concentrar-se no que fazem de melhor: realizar entregas eficientes e oferecer um atendimento exemplar aos clientes.
O resultado é uma relação de trabalho mais sólida e gratificante para ambas as partes, refletindo-se em um serviço de maior qualidade e fidelização dos motoristas à empresa. Essa abordagem orientada para o bem-estar dos colaboradores é um diferencial que pode impulsionar a transportadora a novos patamares de sucesso no mercado altamente competitivo do setor de logística e transporte.
Mais facilidade nos cadastros
A gestão de dados em uma transportadora é notoriamente volumosa e complexa, abrangendo uma ampla gama de informações essenciais para o desempenho operacional e as decisões estratégicas do negócio.
Nesse contexto, o sistema de gestão para transportadoras desempenha um papel fundamental ao automatizar a inclusão e o gerenciamento de dados, eliminando tarefas manuais repetitivas que pouco agregam valor à empresa. O sistema possibilita a importação de dados por meio de arquivos XML e EDI, permitindo o cadastro automático de informações como:
- Veículos;
- Clientes;
- Fornecedores;
- Motoristas, entre outros.
Ganho de produtividade
A conquista do ganho de produtividade está intrinsecamente ligada à redução da carga de tarefas burocráticas que os colaboradores precisam executar. Com a automação realizada pelo sistema de gestão para transportadoras, atividades exaustivas, burocráticas e demoradas são automatizadas. Algumas delas incluem:
- Cálculo de fretes;
- Controle de pedidos e lotes de carga;
- Emissão de contratos de frete;
- Emissão de documentos fiscais;
- Controle de contas a pagar e a receber;
- Fluxo de caixa;
- Planejamento e controle de manutenções;
- Gestão completa dos custos de manutenção;
- Rastreamento de cargas online, entre outras.
Ao transferir essas tarefas para o ambiente computacional, é possível reduzir o estresse e a carga de trabalho dos colaboradores, proporcionando-lhes mais tempo e energia para se dedicarem a atividades mais produtivas e impactantes no crescimento da empresa. Esse aumento na produtividade multiplica os resultados e reduz a ocorrência de erros ou retrabalho.
Aumento dos ganhos financeiros
O investimento em um software para transportadoras representa um potencial retorno financeiro expressivo e significativo. O aumento do resultado financeiro mensal é reflexo direto de todos os benefícios mencionados, como a redução de custos, o aumento da produtividade e a diminuição de retrabalho e multas.
Adicionalmente, o programa melhora a tomada de decisões dos gestores, com módulos destinados à gestão financeira, que elaboram relatórios, como fluxo de caixa, controle de contas, planejamento e controle orçamentário, relatórios gerenciais, entre outros.
Esses dados são gerados e atualizados em tempo real, sem a necessidade de esperar dias ou semanas para receber informações relevantes. Isso permite que as melhores decisões para aumentar os ganhos financeiros sejam tomadas de forma ágil e assertiva, impulsionando a lucratividade da empresa de forma consistente.
Qual é a hora certa para trocar ou adquirir um software para transportadora?
A implementação de um software para transportadora traz consigo uma ampla gama de funcionalidades e benefícios, possibilitando aos gestores identificar sinais que indicam a necessidade de adotar essa solução. Entre eles estão:
- Falta de visão ou controle financeiro;
- Ausência de dados e relatórios confiáveis sobre a empresa;
- Baixa produtividade operacional;
- Ocorrência frequente de erros e retrabalhos;
- Desalinhamento e comunicação precária entre setores;
- Diminuição do aproveitamento das rotas;
- Em caso de já possuir um software, ter um suporte deficiente e/ou um sistema que está parado no tempo;
- Dificuldade em fornecer informações precisas aos clientes, entre outros.
Os sistemas especializados para transportadoras oferecem benefícios que impactam positivamente diversos aspectos do negócio, incluindo a lucratividade, a produtividade, faturamento e a redução de riscos, entre outros. Contudo, é fundamental encontrar um software que possua módulos adequados para atender às necessidades específicas da empresa.
